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成本档案管理制度x
收录时间:2022-11-25 22:58:09  浏览:0
成本档案管理制度一、目的、规范成本档案管理,现结合成本管理的实际情况,制定本管理办法二、范围本管理办法适用于住邦置业有限公司成本合约部三、总则成本档案是指各项目在开发过程中形成的与工程成本相关的且有保存价值的工程预算、工程合同、工程变更及现场***、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张介质文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录像录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称;成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理、成本档案必须具备真实性、统一性。成本档案必须真实、准确地记载项目成本管理活动过程中形成的内容;成本档案的各组成部分必须统一,不同载体(纸质资料、成本数据库、成本管理软件电子文档)上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。成本档案(书面纸张资料)分为三类,即工程成本类,规范制度类、其他文件资料;其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场***类、工程招投标类;工程成本类在分类时,还要按不同的竣工项目,在建项目、以及不同的建设项目开发期数进行区分,成本档案必须具备可复查性,对每项工程,以合同为主线进行存档。首先,对于每份工程合同本,必须把其定标签报(或采购委员会会议纪要)、工程合同审批表、工程预、结算审批表直接作为其附件,并合在一起存档,同时做好相互对应的编号链接标识;而后,将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场***类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。成本档案必须具备安全性及对外保密性。成本档案实行统一归档、集中存放、不得将集团公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中;严禁任何人未经公司、部门的批准,就以个人名义私自外借(复印或邮件发送等方式)集团或公司的成本文件资料或泄漏成本管理方法,成本数据等行为;如有关人员的换岗或离职,则必须及时做好资料的移交,回收及登记工作。成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案管理的重要组成部分,不断充实和完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本管理部日常的重要工作。 四、主要成本档案的组成及其管理办法1/工程合同资料资料组成:A,已竣工项目的完整的合同文本,包括前期类合同、建安类合同、基础设施类合同、配套设施类合同。B,正在开发项目的合同文本。C,成本管理软件、成本数据库所包括的各类合同内容。资料管理:A,使用专用档案盒,按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档,档案盒上注明编号并粘贴资料目录清单。B/对每项工程,以合同为主线进行存档,每项工程的工程合同文本必须把其定标签报(或工程合同文本(或采购委员会会议纪要)、工程合同审批表、工程预、结算审批表作为其附件,合在一起存档,同时做好相互对应的编号链接标识,以便于工作快速复查。 2/工程预结算资料 资料组成:A,已竣工项目的完整的决算书、结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单(或承包方确认书)、付款台帐、项目后评估报告等。B,正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐等。C,成本数据库及成本管理软件包括的目标成本,动态成本、预结算等内容。资料管理:A、以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的工程合同文本须把相关的预结算资料依次附后,合在一起存档,以便快速复查。B一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程计量表、计价依据。C,其中计价依据又包括材料价格(政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书)、施(竣)工图、图纸会审记录、工程变更***的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等、D,编制说明,分部分项工程预结算表工料分析、工程量计算表合订成册;计价依据作为附件,可分职能部门、分类别进行保管,但计价依据资料也必须具备全面、快速复查的条件。E/使用专用档案盒,并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单。F、对于项目竣工结、决算书,在其完成其书面纸张资料归档保存的同时,还须将其电子文档刻录成光盘,或者在成本管理软件的基础资料设置中把项目竣工结、决算书的电子文档打包并上传至服务器,以便于保存与使用。3,工程变更与现场***资料组成:A,已竣工项目的完整的工程变更、现场***资料B,正在开发项目的工程变更、现场***资料、C、成本管理软件、成本数据库所包括的工程变更、现场***内容。资料管理:A,以合同为主线进行每项工程招投标资料的归档存档,即每项工程的工程合同文本须把相关的预结算资料依次附后,合在一起存档,以便快速复查。B,工程变更通知单、现场***单统一成固定格式,一式四分,一份项目部存档,一份施工单位存档,一份成本部存档,一份工程部存档(四份皆须盖有甲方的工程变更及现场***专用章)C、/使用专用档案盒,并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场***的补充资料目录备注清单。3,工程招投标资料 资料组成:A,已竣工项目的完整工程招标资料(评定标评审表、招标文件、答疑记录、开标评标记录等)工程投标资料(主要是中标单位的)B,正在开发项目的工程招投标资料C/成本管理软件,成本数据库所包括的工程招标内容。 资料管理:A,以合同为主线进行每项工程招投标资料的归档存档,即每项工程的工程合同文本须把相关的预结算资料依次附后,合在一起存档,以便快速复查。B、 项目招投标资料(评定表评审表,招标文件,投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标记录、相关会议纪要等)的收集、整理、归档、保管工作由工程管理部负责。 C、但评定标评审表(或议标及直接委托审批表)、中标单位投标文件中报价书、招标文件等作为工程预结算必要依据的招投标资料,成本管理部则应每项皆保存其元件或复印件。五、制度类文件文件组成:A/国家及当地政府工程造价管理等有关部门颁发的与成本管理有关的规章制度、管理规范、通知、决定等文件资料、B集团总部颁发的与成本管理有关的规章制度、管理办法、操作指引、操作流程通知、决定等文件资料、C,本公司及本部门制定的与成本管理有关的管理办法、实施细则、通知、决定、相关会议纪要等文件资料、文件管理:主要的、常用的成本管理制度应装订成册,(活页形式可及时更新)以便书面查询使用其他文件资料其他文件资料包括目标成本、有关设计阶段成本控制的资料、相关会议纪要、同行成本比较资料,工程造价分析、相关来往文件、当地工程造价定额、信息月刊、图集等工程造价有关专业书强等,这类文件资料也是实行资料管理员专人负责,分类保管。六、成本档案管理的其他规定项目立项后,资料员应制定该项目文件资料的收集整理工作计划,设定阶段性归档时间,按照边工作,边收集、整理,终结卷成的要求,就每个环节上形成的技术经济文件资料,随时加以收集,并存放于事先准备好的档案盒中,以备整理。对工程造价影响较大的文件资料需原件存档,复印件存档需加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。在项目开发过程中形成的与成本有关的文件资料均需统一归档、立卷,以合同为主线,以项目为单位进行立卷,一个项目的文件资料应立成一卷或数卷,一卷装成一个档案盒。每卷成本档案编号由部门统一拟定编号方案,各类档案必须固定存放在卷柜内,排列有序。对立好的案卷,成本档案管理员应定时进行检查,对不符合要求的应及时给予完善或返工。七、档案保管与使用A、归档,接收成本档案,档案管理员必须认真检查,并办理好登记、交接手续成本档案要求集中放于部门档案柜,有档案管理员管理,各部门职员手中只能持有正在处理的文件资料。B、对易褪色,易磨损的图纸、材料档案员要进行定期检查,档案的修补对借阅次数频繁、易损的案卷,可制作副本借阅,以加强对正本的保存。C、为维护成本档案的真实性与安全性,任何人未经批准,不得擅自涂改成本档案,每天下班要锁好档案柜。D、如因工作需要,公司内有关部门或人员借用成本档案时,须填写借阅登记表,经部门负责人批准后方可借阅,档案管理员负责档案借阅经办工作,办理档案借阅的登记手续,在借阅人归还
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